1. 自己置于对方的立场上。

尽量站在客户的位置去尊重、体谅、赞誉对方尽量使对方受益，使对方感到自己的重要性受到尊重，从而体现礼貌原则。在行文中多用第2人称，少用第一人称。这样显得更加真诚有礼貌，用第一人称使你感到冷淡。
例：I think that you did a good job in selling our products.
You did a good job in selling our products in your area.
第一句虽然合理，但是没有完全采取对方立场。用“我认为”在一定程度上剥夺了对方的荣誉感，而是我给你的一种赞许。第2句读起来使客户受益，充分体现了礼貌原则。
2.多运用肯定、积极的词汇。

肯定性的词语强调积极方面，给人愉快的感觉，否定性的词语强调消极的方面，给人不愉快的暗示，因此在措辞时尽量舍弃否定性的词语而选用肯定性的词语。
例1.Your immediate attention would be appreciate.
例2. Please note that our contract will be valid until August.
在例1中，使用了appreciate积极词汇。在例2中句子采用了valid而避免使用否定词terminate, 因为后者有失恭敬。当然了，这个不能一概而论。如果生气和否定客人有时候能起到更好的效果的话不妨试试，毕竟现在在工厂为王的外贸大环境里，拒绝客户的不合理要求已经不是什么新鲜事了。

3.模糊性限定词的运用。

模糊限定词的功能之一就是通过程度的变化将所修饰的词的词义增强或减弱。在商务信函中，如一方发生了令人不愉快的事，贸易另一方可以运用如 sort of, kind of等程度模糊限制语，缓和语气。通过副词unfortunately, hardly等来弱化否定的语气。
例：It seems to me that we are giving up too much in this case.